Pogajanje v organizaciji je verjetno najbolj pomembna oblika sodelovanja znotraj organizacije. Poteka takrat, ko člani ali predstavniki posamezne organizacije poskušajo doseči sporazum o delitvi ali izmenjavi nečesa med seboj.
Pogajanje je obnašanje vseh vpletenih strank, usmerjenih drug proti drugemu, medtem ko poskušajo doseči sporazum o porazdelitvi ali izmenjavi stroškov ali koristi. Govorimo o vedenju, kjer posamezniki skrbijo za lastne ali za interese drugih ljudi preko izdelave sporazuma. Pogajanje poteka takrat, ko imajo različni ljudje in skupine različne interese, ki jih skušajo uskladiti s pomočjo skupnega sporazuma. O pogajanju lahko torej govorimo zgolj takrat, ko imajo stranke nasprotne interese pri določanju svojih rezultatov, izidov. Cilj sporazuma namiguje, da so stranke odvisne druga od druge pri doseganju svojih izidov. Izidi so lahko v obliki stroškov ali v obliki koristi, ugodnosti. Pogajanja so usmerjena proti sporazumu in ne nujno proti doseganju le-tega. Cilj pogajanj lahko privede do kompromisa, do ustvarjanja nevtralnosti med konfliktnimi interesi, do dokončne predaje s strani ene od strank, do začasnega zastoja ali pa do dokončne ločitve. Sporazum je moč doseči na delitvi donosov in stroškov (na primer denar, dolgovi, delovne ure, itd.) ali glede na izmenjavi določenih donosov ali stroškov za druge (npr. denar za material, delovne ure za okoljske ukrepe) Van de Vliert, E. in Mastenbroek, W. F. G. (1998). Negotiation. V P. J. D. Drenth, H. Thierry in C. J. de Wolff (ur.), Personnel Psychology (str. 325-350). UK: Psychology Press Ltd..
Tipi pogajanj Van de Vliert in Mastenbroek (1998) navajata tri tipe pogajanj znotraj organizacij):
Zahtevalno pogajanje To je tip pogajanja pri katerem gre za pridobivanje sporazuma o delitvi stroškov ali ugodnosti takrat, ko njihov lastnik še ne obstaja ali ko ta ni prisoten. Vsi dostopni izidi, kot so npr. bodoči klienti, integriteta, določene navade, časovna dolžnost, itd., niso last nobenega. Pogajanje se začne takrat, ko ena od strank vloži zahtevo bodisi po donosu, iztržku, bodisi po oprostitvi plačila določenih stroškov. Glede na to, da pogajalci niso lastniki teh zahtev, vložijo zahtevo o delitvi ali o pridobitvi določenega deleža izidov. Na začetku je ta delež najbolj ugoden, med procesom pogajanja pa se v sklopu sporazuma odločijo za manj ugodnega, saj težijo k temu, da bosta obe strani zadovoljni s končnim izidom pogajanja.
Izmenjevalno pogajanje Vsaka stranka je formalno ali neformalno lastnik zaželenih ugodnosti ali stroškov zavrnjenih s strani drugih strank (npr. določen proračun, dolg, podpis pravic, uporabno osebje, čas odmora, itd.). V tem primeru je nemogoče podati zahtevo, zato je edina možnost strank, da ponudijo odkup zaželenih dobrin ali prodajo nezaželenih. Govorimo o strankah v vlogi kupca ali prodajalca, pri čemer oba težita k doseganju optimalne izmenjave enega in drugega izida pogajanja. Pri izmenjevalnem pogajanju so doseženi tri delni sporazumi: glede na vrsto izmenjave, ceno izmenjave in velikost izmenjave.
Predstavniško pogajanje Zadnji tip pogajanja se nanaša na doseganje sporazuma s strani pogajalca, ki je v vlogi nekoga, ki zahteva, prodaja ali kupuje v imenu druge osebe ali skupine. Organizacije v ta namen uporabljajo mediatorje, govornike ali odposlance. Slednje prestavljajo poklici kot so npr. nepremičninski agentje, odvetniki ali borzni prodajalci. Vsi predstavniki morajo delovati kot vezni člen med privrženci in nasprotniki v procesu pogajanja.
Stili pogajanj Značilnosti Z izrazom stili pogajanja označujemo značilnosti vedenjska pristopa med samim procesom pogajanja. Kenneth W. Thomas (1992) je ustvaril dvodimenzionalni taksonomski model strateških namer pogajalcev. Vsaka stranka je lahko pri procesu pogajanja vključena v eno izmed dimenzij. Prva dimenzija je poimenovana odločnost. Znotraj nje je stranka naravnana v zadovoljevanje lastnih potreb, interesov. Druga, imenovana kooperativnost, pa vključuje strankino željo po zadovoljevanju tujih interesov, potreb. V sklopu obeh dimenzij je opredelil 5 stilov pogajanj: tekmovanje, sodelovanje, ugajanje, sklepanje kompromisov in izogibanje Thomas, K. W. (1992). Conflict and Negotiation Processes in Organizations. V M. D. Dunnette in L. M. Hough (ur.), Handbook of Industrial & Organizational Psychology: Second Edition (str. 651-617). California: Consulting Psychologists Press, Inc.:
Tekmovanje Stil, pri katerem je stranka izključno usmerjena k zadovoljevanju lastnih potreb in ne tujih. Vključuje željo po zmagi ne glede na žrtvovanje drugih. Druga sorodna poimenovanja za tekmovanje so: prisila, zmaga-poraz, dominiranje in potegovanje za nekaj. V času pogajanja želi tekmovalna stranka prepričati druge, da je njen zaključek pravilen, medtem ko je njihov napačen.
Sodelovanje Vključuje obe dominantni dimenziji – odločnost in kooperativnost. Namen je popolnoma zadovoljiti interese strank pri sprejemanju integrativnega sporazuma. Druga poimenovanja za pojem sodelovanje so: reševanje, sinergija, integracija in soočanje. Stranke želijo doseči »zmaga-zmaga« rezultat, ki omogoča doseganje ciljev obeh strank. Sodelovalne stranke želijo sintezo, novo idejo, zaključek, ki vključuje veljaven vpogled v interese vseh strank.
Ugajanje Vključuje zgolj kooperativnost in ne odločnost, kar pomeni, da je stranka namenjena zadovoljevanju tujih potreb in ne lastnih. Drugi podobni termini, ki označujejo pojem ugajanje so: zgladiti spor, izguba donosa, ustrežljivost in voljnost. Pri ugajanju gre za zadovoljevanje tujih, v škodo lastnih interesov, podpiranju drugih predlogov in zanemarjanje lastnih ter oproščanje drugim za določene prekrške in posledično dopuščanje naslednjih.
Sklepanje kompromisov Podobno kot sodelovanje, tudi sklepanje kompromisov vključuje kombiniranje obeh glavnih dimenzij - odločnost in kooperativnost. Pomeni srednjo vrednost med stiloma ugajanje in tekmovanje. Pri sklepanju kompromisov gre za poskus doseganja zmernega, vendar nepopolnega zadovoljevanja interesov obeh strank. Vključuje odpovedovanje nečemu ter vztrajanje pri nečem. Predvsem skušajo stranke zadovoljevati potrebe, a ne optimizirati rešitve za obe stranki. Gre za iskanje delnih rešitev, umeščenih med interesi obeh strank.
Izogibanje Izogibanje pomeni odsotnost obeh prvotnih dimenzij odločnosti in kooperativnosti. Vključuje hrepenenje po izogibanju in ignoriranju interesov vseh strank v procesu pogajanja. Sorodni termini za izogibanje so: poraz-izhod, neaktivnost, izmikanje in odmikanje. Značilno je nevpletanje /nevpletenost stranke v problem in v izide procesa pogajanj.
Kulturna pogojenost Intrakulturne študije namigujejo, da ima vsaka država svoj dominantni in s kulturo pogojen stil pogajanja. Predpostavljajo tri bazične stile prepričevanja v procesu pogajanja: dejanski-induktivni, očitni-deduktivni in afektivni-intuitivni. Prvi je vezan na prepričevanje povezan z logiko in je značilen za Severnoameriške pogajalce. Američani so prav tako konsistentni pri uporabi agresije v procesu pogajanja. Očitni-deduktivni stil prepričevanja temelji na idealih. Pojavljal se je v bivši Sovjetski zvezi. Zadnji stil, imenovan afektivni-intuitivni, se usmerja na čustveni vidik prepričevanja in je tipičen za arabske državeSimintras, A. C. in Thomas, A. H. (1998). Cross-cultural sales negotiation: A literature review and research propositions. International Marketing Review, 15(1), 10-28..
Strategije pogajanj Strategije pogajanj sta Walton in McKersie razdelila na distributivne in integrativne.
Distributivne strategije
Distributivne strategije predstavljajo proces pogajanja, pri katerem je rezultat ene stranke popolnoma koreliran z rezultatom druge strankeAmanatullah, E. T., Curhan, J. R. in Morris, M. W. (2008). Negotiators Who Give Too Much: Unmitigated Communion, Relational Anxieties, and Economic Costs in Distributive and Integrative Bargaining. American Psychological Association, 95(3), 723-738.. Gre za proces »dati in vzeti«, ki vključuje kombiniranje dveh nasprotnih dimenzij; tekmovanje in ugajanje. Pri distributivni strategiji je namen stranke pridobiti velik del celotnega deleža s povečevanjem lastnega uspeha na račun uspeha svojih kolegov. Večinoma gre za konflikte pri pogajanju, ki so enostavni, a številčni, kot je npr. razdelitev velike vsote denarja med strankami ali plačevanje velike vsote denarja določeni drugi stranki. Določena stranka želi motivirati drugo, da bi sprejela sporazum, ki je bližje interesom prve stranke, kot pa interesom druge. Dodatno, prva stranka teži k temu, da bi druga opustila svoje interese in sprejela odločitev, ki je bližja njenim interesom. To poskušajo storiti preko spreminjanja instrumentalnega razmišljanja, normativnega razmišljanja in čustvovanja ciljane stranke. Pri spreminjanju instrumentalnega razmišljanja je primarna stranka usmerjena na taktiko prepričevanja druge, da ni nobene realne možnosti o doseganju želenih ciljev. Posledično naj sprejme poravnavo, ki je bližje ciljem primarne stranke, saj so le-ti realno dosegljivi. Namen je preusmeriti prvoten cilj stranke v smer, ki je znotraj ciljev primarne stranke. Z vidika vplivanja na normativno razmišljanje je namen primarne stranke usmerjen na prepričevanje drugih, da je njihov cilj pošten in primeren, ter da je cilj druge stranke nepošten in neprimeren. Na splošno gre za vplivanje na generalno sprejeti normi pravičnosti in poštenosti. Zadnji namen primarne stranke je vplivanje na čustveni vidik znotraj procesa pogajanja. Cilj je sprožati čustva kot sta npr. razumnost in radodarnost. V procesu pogajanja morajo primarne stranke preprečiti kakršnekoli izbruhe jeze, ki bi lahko zmanjšale razumnost strank in povečale njihove »zmaga-poraz« interese. Težijo k povečanju pozitivnih čustev pri vseh sodelujočih strankah. To je pomembno, saj tako povečajo radodarnost drugih pri konfliktu, zaradi katerega se je sprožil proces pogajanja.
Integrativne strategije